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Dans cette formation, je vous partage tout ce que vous devez savoir sur la gestion de votre adresse email. Vous saurez chez qui créer votre adresse email, si cela vaut la peine de payer ou non pour une adresse email, quels sont les meilleurs logiciels pour lire ses mails, comment éviter les spams et les problèmes de sécurité, et comment sortir la tête de l’eau si vous recevez trop de courriels.

Cet article, c’est la bible de l’email et j’y résume tout ce que j’aurais voulu savoir sur le sujet en découvrant l’informatique !

Quel fournisseur choisir pour créer son adresse email

Vous souhaitez créer une nouvelle adresse email ? Voici les meilleurs hébergements mail gratuits et payants pour créer votre messagerie électronique.

Gmail : la messagerie de Google

Presque tout le monde possède une adresse Gmail, ce qui ne veut pas forcément dire que c’est la meilleure messagerie et qu’elle respecte votre vie privée.

Gmail possède tout de même de nombreux atouts :

  • création d’une adresse gratuite de type email@gmail.com (avec de la publicité)
  • 15 Go d’espace de stockage (c’est largement suffisant pour la majorité des cas)
  • interface très rapide et performante pour lire ses mails en ligne
  • gestion des contacts et des agendas avec fonctions de partage et de synchronisation
  • application mobile performante (iOS et Android)

Malgré ces avantages, de plus en plus de gens cherchent des alternatives à Gmail pour préserver la confidentialité de leurs données personnelles. Si vous êtes dans ce cas de figure, Infomaniak ou ProtonMail devrait attirer votre curiosité.

=> Créer une adresse email gratuite chez Google

Outlook.com : le successeur d’Hotmail

Outlook est l’alternative gratuite à Gmail et possède les mêmes avantages et inconvénients que ce dernier, à ceci près que Gmail a le mérite d’être parfaitement intégré aux nombreux outils de Google comme YouTube, AdWords, Google Docs, etc.

Si vous n’accrochez pas avec l’interface de Gmail, que la protection de votre vie privée n’est pas une priorité, et que vous ne voulez pas payer pour une adresse email, Outlook est une solution robuste et très plaisante à utiliser au quotidien.

=> Créer une adresse email gratuite chez Microsoft

Infomaniak : la messagerie professionnelle suisse

Pour moins de 10 euros / an, vous pouvez avoir une adresse email avec le nom de domaine de votre choix qui respecte votre vie privée et qui vous offre de nombreux avantages supplémentaires :

  • création d’une adresse de type email@ce-que-vous-voulez.com
  • espace de stockage illimité
  • taille des pièces jointes illimitée
  • interface soignée et efficace pour lire ses mails en ligne
  • outil de migration pour récupérer ses mails d’une adresse Gmail, Outlook.com, etc.
  • gestion des contacts et des agendas avec fonctions de partage et de synchronisation
  • hébergé et développé en Suisse

Si la confidentialité de vos données est importante à vos yeux et que vous recherchez une alternative efficace et simple à Gmail, Outlook ou Yahoo Mail, alors Infomaniak devrait vous combler.

Astuce : Infomaniak offre une adresse email gratuite avec un nom de domaine. Si vous n’avez pas besoin de plusieurs adresses, il n’est donc pas nécessaire d’acheter un hébergement Mail. Vous paierez ainsi uniquement votre nom de domaine que vous pourrez aussi utiliser pour créer un site Internet ou un blog.

=> Acheter un nom de domaine avec une adresse gratuite

ProtonMail : la messagerie anonyme et chiffrée

ProtonMail s’adresse à vous si la protection de votre vie privée est une priorité et que vous souhaitez avoir une messagerie totalement anonyme. Tout comme Infomaniak, ProtonMail héberge ses données en Suisse et offre un niveau de sécurité très élevé, en ajoutant la possibilité de chiffrer facilement toutes vos communications électroniques :

  • création d’une adresse gratuite de type email@protonmail.com (sans publicité)
  • espace de stockage de 500 Mo (il faut payer pour avoir plus)
  • chiffrement de bout en bout de vos mails
  • interface agréable pour lire ses mails en ligne
  • application mobile (iOS et Android)
  • hébergé et développé en Suisse
  • gestion des contacts

Si vous allez de l’avant avec ProtonMail, gardez à l’esprit que vous devrez impérativement passer à la caisse tôt ou tard : soit pour dépasser les 500 Mo de base, soit pour synchroniser votre adresse avec un logiciel de messagerie comme Outlook, Thunderbird ou encore Apple Mail. Le support de l’IMAP et du SMTP requiert en effet l’utilisation de ProtonMail Bridge qui est réservé aux utilisateurs payants.

=> Créer une adresse email gratuite chez ProtonMail

Vous ne savez toujours pas quel fournisseur choisir ?

Voici quatre critères importants pour vous aider à trancher :

  • Espace de stockage : allez-vous archiver de nombreux mails ?
  • Protection de votre vie privée : est-ce que cela vous gêne que Google, Yahoo et Microsoft analysent vos communications privées pour vous proposer des publicités ciblées et étudier votre comportement en ligne en vue de créer de nouveaux produits ?
  • Fonctionnalités : avez-vous besoin de synchroniser vos contacts et agendas avec votre mobile ? Souhaitez-vous utiliser un logiciel de messagerie comme Outlook ou Thunderbird pour lire vos mails ? Allez-vous devoir partager des agendas avec des personnes ?
  • Prix : êtes-vous prêt à mettre 10 euros / an pour une adresse email qui respecte votre vie privée ? Aimeriez-vous pouvoir contacter votre fournisseur si vous deviez perdre l’accès à votre boîte de réception ?

Comment relever ses emails

Il existe trois manières de relever vos mails que vous pouvez tout à fait combiner ensemble. En déplacement, vous consultez par exemple plus souvent vos mails depuis un navigateur Internet ou votre mobile alors qu’au bureau, vous utilisez probablement un logiciel comme Outlook ou Apple Mail.

Grâce au protocole IMAP, vos mails restent en permanence stockés sur le serveur de votre fournisseur (Gmail, Infomaniak, etc.). Ainsi, quand vous supprimez un mail depuis un iPad, ce dernier disparaîtra aussi de votre iPhone et de votre logiciel de messagerie. Quand vous changez d’ordinateur ou de téléphone portable, il n’est ainsi pas nécessaire de sauver vos mails, car ces derniers sont en réalité stockés sur un serveur loin de chez vous :)

Lire ses emails avec une application

C’est le moyen le plus facile de consulter ses mails : une fois configuré, il vous suffit d’ouvrir votre logiciel de messagerie pour gérer vos mails. Pas besoin de saisir un mot de passe à chaque fois.

Afin de vous faire gagner du temps, voici une liste des meilleurs logiciels de messagerie du marché. J’ai personnellement testé ces applications et elles sont toutes excellentes.

Pour Windows

Pour mac OS

Si vous utilisez le WorkSpace d’Infomaniak et que vous souhaitez synchroniser vos contacts, je vous recommande Thunderbird avec l’extension CardBook sur Windows et Apple Mail sur mac OS (support natif de CardDav dans l’application Contacts).

Lire ses emails depuis son navigateur Internet (Webmail)

Les interfaces en ligne de certains fournisseurs comme Gmail, Outlook ou encore Infomaniak avec son WorkSpace deviennent tellement performantes que de plus en plus de personnes consultent leurs mails directement depuis leur navigateur.

Le seul inconvénient, c’est que vous devrez périodiquement saisir le mot de passe de votre compte, ce qui est aussi un bon moyen pour ne pas l’oublier ou utiliser un gestionnaire de mot de passe.

Lire ses emails depuis son mobile

La majorité des gens consultent aujourd’hui leur messagerie sur un téléphone portable ou une tablette.

Pour ma part, je vous recommande d’utiliser l’application mail intégrée à votre téléphone. Personnellement j’utilise l’application native de mon iPhone pour mes adresses personnelles et Spark pour mes adresses professionnelles. Si vous avez une adresse Gmail ou ProtonMail, leur application mobile est aussi très bien conçue.

Du côté d’Android, Blue Mail semble une alternative intéressante à l’application native. N’étant cependant pas un utilisateur d’Android, je suis preneur si vous avez d’autres suggestions. N’hésitez pas à laisser un commentaire sur vos retours d’expérience pour aider les autres.

Besoin d’aide pour configurer votre adresse email ?

Pas besoin d’être un ou une experte pour configurer votre adresse dans un logiciel de messagerie :)

Vous devez simplement connaître les informations suivantes :

  • votre adresse email (par ex. : prenom@domaine.com)
  • le mot de passe de votre adresse email
  • le serveur de réception (IMAP) et son port
  • le serveur d’envoi (SMTP) et son port

Vous devriez en principe connaître votre adresse et son mot de passe, et pour ce qui est des informations liées aux serveurs, vous les trouverez directement auprès de votre fournisseur :

Une dernière chose : choisissez toujours le protocole IMAP et oubliez le POP. En résumé, le protocole IMAP permet de conserver vos mails sur le serveur de votre fournisseur alors que le POP déplacera vos mails sur l’appareil qui les relèvera en premier. Autrement dit, l’IMAP vous permet de gérer vos mails depuis plusieurs appareils et vous enlève la préoccupation de devoir sauvegarder vos mails.

Et enfin je me répète, mais vous n’avez pas besoin de comprendre tous ces termes techniques pour configurer avec succès votre adresse email. Saisissez simplement les bonnes informations au bon endroit et tout ira bien.

Comment bloquer les spams et les menaces par mail ?

Mieux vaut prévenir que guérir dit-on, et cet adage est particulièrement pertinent en ce qui concerne les risques liés aux courriers électroniques. Dans cette section, je vous explique comment éviter trois menaces qui vous tomberont tôt ou tard dessus si vous ne les connaissez pas…

Les spams (ou courriers indésirables)

Il s’agit la plupart du temps de publicités inoffensives pour du viagra, des assurances ou encore des services que vous n’avez jamais demandé. Les spams ne sont pas dangereux, mais ils sont très ennuyants car ils saturent inutilement votre boîte de réception.

Voici comment éviter et combattre le fléau des spams :

  • Communiquez uniquement votre email sur des sites de confiance.
  • Activez le filtre anti-spam de votre webmail ou logiciel de messagerie.
  • Marquez les mails indésirables en tant que spam dans votre webmail ou application.
  • Ne répondez jamais à des spams.

Je vous recommande enfin d’utiliser des alias lorsque vous devez renseigner votre email sur des sites. Par exemple, si votre email est jean@gmail.com, utilisez l’adresse jean+amazon@gmail.com pour vous inscrire sur le site d’Amazon. Les mails adressés à jean+cequevousvoulez@gmail.com seront automatiquement redirigés sur l’email jean@gmail.com et vous pourrez facilement créer une règle automatique pour bloquer les mails indésirables envoyés à l’alias en cas de besoin.

Le phishing (ou hameçonnage)

Lorsque des personnes malveillantes tentent d’obtenir des renseignements personnels de votre part en se faisant passer pour une entreprise ou un ami proche, vous êtes face à un phishing. Vous l’avez compris, le phishing est dangereux et vous risquez d’y laisser des plumes…

Voici comment combattre et dénoncer un phishing :

  • Retenez simplement qu’une entreprise sérieuse ne vous demandera JAMAIS des informations personnelles ou bancaires par email !
  • En cas de doute, contactez par téléphone l’entreprise ou la personne concernée et ne communiquez dans tous les cas jamais par mail des informations personnelles comme votre date de naissance, votre lieux d’origine, ou le numéro de votre compte bancaire.
  • Dénoncez rapidement les mails de phishing sur ce site.

Les virus et les ransomwares

Les virus peuvent ralentir ou faire planter votre ordinateur, collecter des informations sensibles ou encore détruire vos données personnelles. Les ransomwares quant à eux sont plus sournois : ils chiffrent vos données et exigent un paiement de votre part pour vous en rendre l’accès.

Voici comment éviter les virus et les ransomwares :

Comment gérer intelligemment sa boîte email

Combien de fois par jour vérifiez-vous votre boîte email et combien de mails non traités s’y trouvent ? Si vous avez le sentiment d’étouffer sous vos mails, lisez attentivement les trois conseils suivants que je tire de mon ami Julien du blog Organisologie.

Inversez l’affichage de vos mails

Ouvrez votre messagerie et inversez le tri de vos mails. Vous avez bien lu : affichez les mails anciens au sommet et les mails récents tout en bas de votre boîte de réception.

Voici pourquoi cette méthode est efficace :

  • Vous respectez vos interlocuteurs (passez-vous devant tout le monde à la caisse ?).
  • Vous déshabituez les gens d’avoir des réponses immédiates et ils s’habitueront à trouver des solutions sans vous, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur vos priorités.
  • Vous ne prendrez jamais de retard important dans le traitement de vos mails, car les mails anciens seront toujours traités avant les nouvelles tâches.

Gardez votre boîte de réception vide

Créez trois nouveaux dossiers dans votre messagerie :

  • 00. Action : déplacez dans ce dossier les mails qui nécessitent une action rapide de votre part. Pour les tâches importantes qui nécessitent plus que 5 minutes, déplacez-les dans un outil comme Trello ou Asana. Bloquez une période dans la semaine pour traiter tous les emails qui se trouvent dans ce dossier.
  • 01. Attente de réponse : déplacez dans ce dossier les mails sur lesquels vous attendez une réponse pour faire avancer un projet. Vous tiendrez ainsi vos délais et pourrez facilement relancer vos interlocuteurs.
  • 02. Archives : déplacez dans ce dossier les mails traités et classez les mails qui contiennent des informations importantes dans des sous-dossiers ou dans un logiciel comme Evernote ou Google Drive.

Consacrez au maximum 1h/jour à vos mails

Je vous propose la stratégie suivante :

  • À votre arrivée au bureau : focalisez votre énergie sur vos priorités et n’ouvrez pas votre messagerie électronique.
  • Après avoir consacré votre première heure à votre projet prioritaire : prenez 30 minutes pour trier les nouveaux mails dans les trois dossiers créés précédemment, vérifiez les mails en attente de réponse et déplacez les tâches importantes dans un outil comme Trello ou Asana.
  • 2h avant de quitter le bureau : prenez 30 minutes pour traiter les mails qui se trouvent dans le dossier 00.Action.

Vous pourrez ainsi vous focaliser sur l’exécution de vos tâches importantes tout le reste de la journée sans être interrompu toutes les 5 minutes.

Si vos collègues sont habitués à la rapidité de vos réponses :

  • Expliquez-leur votre stratégie et invitez-les à vous téléphoner ou vous écrire par une messagerie instantanée (Skype, Slack, etc.) en cas d’urgence (et définissez clairement ce que veut dire urgent).
  • Vous pouvez également créer une réponse automatique qui se déclenche qu’une seule fois par personne et qui explique votre approche.

En appliquant cette stratégie, vous serez peu à peu dérangé uniquement en cas d’urgence et gagnerez un temps considérable pour réaliser vos tâches réellement importantes.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la gestion de vos mails, je ne peux que vous recommander de vous intéresser à la formation de Julien. Je le connais personnellement et il va comme moi droit à l’essentiel.

Et vous ?

Dites-moi dans les commentaires…

  • comment vous avez choisi votre fournisseur d’email,
  • comment vous lisez vos mails et avec quelle application,
  • comment vous gérez vos mails et si c’est un problème pour vous.

Merci d’avoir lu cet article jusqu’au bout :) Partagez-le si vous pensez qu’il peut apporter de la valeur à d’autres personnes.